10 Stappen in een goed herhuisvestingsplan
Indien u overweegt om te verhuizen naar nieuwe kantoorruimte is het goed om ruim op tijd te beginnen met de voorbereidingen daarvan. Twee jaar voor het verlopen van uw huidige overeenkomst is heel reëel als start moment. In de huidige markt is het aanbod steeds gedifferentieerder. U dient daarom goed voorbereid op pad te gaan om het beste resultaat te bereiken. Hieronder lichten wij dit toe op basis van 10 stappen.
Bepaal wat de functie van een kantoor is in uw totale bedrijfsvoering.
Vandaag de dag wordt steeds meer erkend dat een kantoor een strategisch bedrijfsmiddel is. Het gaat dan niet zozeer over vierkante meters en stenen maar het gaat over zaken als: hoe verhouden de kosten van onze huisvesting zich met de (verwachte) opbrengsten, wat is de functie van het kantoor, hoe kan huisvesting bijdragen aan onze bedrijfsdoelstellingen, hoe ondersteunt huisvesting de samenwerking tussen de diverse bedrijfsonderdelen die vaak verkokerd zijn, hoe faciliteert huisvesting onze relatie met onze klanten en/of met onze partners, hoe gaan wij onze huisvesting inzetten bij het vinden en binden van medewerkers.Andere vragen die u zich in dit stadium stelt zijn bijvoorbeeld: hoe belangrijk is de locatie van het kantoor, wat moet het ‘luxe’-niveau zijn, is de grootte een factor in ons imago, gaat u huren of kopen, wilt u de enige huurder zijn of juist met meerder huurders in een pand zitten, zoekt u synergie door bij branchegenoten te gaan zitten. Pas als u deze zaken duidelijk heeft kunt u de volgende stappen nemen. Wij kunnen u helpen deze zaken te structureren en van alle gegevens bruikbare informatie te maken waarop u uw beslissingen kunt baseren.
Bepaal uw ruimtebehoefte
De traditionele manier om het benodigde metrage verhuurbaar vloeroppervlak te berekenen is door per werkplek een ruimtenorm toe te kennen en dit eveneens te doen voor de algemene ruimten. Vervolgens wordt dit ruimte budget vermeerderd met opslagen voor verkeersruimte, systeemwanden, glaslijncorrectie en sanitair.
Indien u Het Nieuwe Werken wilt invoeren of wilt gaan werken met flexwerkplekken wordt de berekening iets complexer in dat geval zal het aantal werkplekken lager liggen dan het aantal medewerkers, maar zijn er extra werkplekken in de vorm van zitjes, concentratie cabines e.d.
Wat is straks de functie van uw kantoor? Ontmoetingsruimte of werkruimte? Hoe vaak komen bepaalde medewerkers nog naar kantoor wanneer zij mogen werken waar zij willen?I n dergelijke gevallen is het raadzaam om, ruim op tijd, professionele hulp in te schakelen.
Natuurlijk dient u ook na te denken over uw toekomstige ruimtebehoefte, ten minste voor de periode van het huurcontract dat u wenst te sluiten. Onzekerheden kunt u opvangen door flexibiliteit in het huurcontract in te bouwen om ruimte terug te geven of bij te huren.
Bepaal de functionele kwaliteitseisen
Gebouwen laten zich soms moeilijk vergelijken stel om die reden vooraf een checklist op van kwaliteitseisen aan locatie, gebouw, en inrichting. Bepaal per aspect ook de weging, is het een breekpunt of een wens bijvoorbeeld. Er is een handig hulpmiddel beschikbaar om kwaliteitseisen te formuleren voor kantoorruimte de NEN 8021 Webtool. The Support Factory beschikt over een licentie om u hiermee te helpen.
Bepaal de gewenste facilitaire dienstverlening
In de nieuwe huisvestingssituatie wenst u wellicht andere dienstverlening dan in uw huidige gebouw. Bijvoorbeeld, omdat u een eigen receptie wenst of bedrijfsrestaurant of omdat u deze diensten juist wilt uitbesteden. Er zijn vaak aanzienlijke kwaliteitsverbeteringen mogelijk en/of kostenverlagingen door deze zaken vooraf goed tegen het licht te houden.
Denk er aan om contracten met huidige dienstverleners tijdig op te zeggen!!
Bepaal uw duurzaamheidsambitie
Veel organisaties willen maatschappelijk verantwoord ondernemen, maar hoe vertaalt zich dat richting uw huisvesting? Belangrijk voor de CO2 uitstoot is om te beginnen de ligging. Autoverkeer is het meest vervuilend dus een ligging die ongunstig is ten opzichte van de woonplaatsen van het personeel of ongunstig is ten opzichte van openbaar vervoer, geeft een hogere CO2 footprint. Verwarming heeft eveneens een hoge CO2 uitstoot bij verbranding van gas. Hier biedt goede isolatie, warmte opslag of warmte terugwinning een oplossing. Koeling, verlichting en PC gebruik leiden vooral tot hoog electra verbruik. Zuinige oplossingen, en automatische uitschakeling van niet gebruikte apparatuur kan energie besparen. Inkoop van groene stroom of gebruik van vervangbare energiebronnen kan de CO2 uitstoot beperken.
Naast CO2 reductie en energie besparing kunnen uw ambities nog verder gaan: duurzame materialen of herbuikbare materialen of bouwdelen, beperking van afval, lager watergebruik, stimulering van flora en fauna, enz. De BREEAM is een methodiek die het meest brede spectrum van duurzaamheidsmaatregelen beoordeeld en kan helpen om gestructureerd uw ambitie onder woorden te brengen (zie www.dgbc.nl voor meer informatie).
Een verhuurder is verplicht om bij het sluiten van een huurovereenkomst een energielabel te verstrekken. Het is mogelijk om naast huurcondities ook bepaalde duurzaamheidsmaatregelen te vragen. Hou er wel rekening mee dat met dergelijke renovaties aanzienlijk wat tijd gemoeid kan zijn. Een renovatie geeft niet op voorhand recht om van huurbetaling af te zien, maak daar dus afspraken over.
Verken de kantorenmarkt
Via sites als Funda in Business is het aanbod in de markt steeds transparanter, voor een eerste verkenning van uw mogelijkheden is het een handig hulpmiddel. Helaas is de aangeboden informatie niet altijd volledig of goed vergelijkbaar. Het vergt enige inspanning om dit alsnog voor elkaar te krijgen, zodat u metrages, parkeernormen, bereikbaarheid per OV, huursommen en servicekosten goed kunt vergelijken. Bedenk dat servicekosten vaak als voorschotbedragen vermeld staan. De feitelijke eindafrekening kan aanzienlijk hoger uitvallen!
Vergelijk appels met peren
Het is wel degelijk mogelijk om zeer verschillende gebouwen met elkaar te vergelijken. De kwaliteit kunt u vergelijken met behulp van uw checklist van stap 3. De kosten van alle investeringen, eenmalige kosten (verhuizing) en jaarlijkse lasten worden vergelijkbaar door de cashflow over de huurperiode netto contant te maken naar één bedrag dat vergelijkbaar is.
Planning en risico’s zijn ook vergelijkbaar te maken, zodat u een weloverwogen afweging kunt maken. Laat uw organisatie door uw eigen adviseur/architect intekenen in de beste drie gebouwen om er zeker van te zijn dat uw gewenste kantoorconcept gaat werken. Verdiepingsmaten, inpandige ruimten, brandcompartimenten, vaste liftkernen kunnen soms spelbrekers vormen.
Onderhandel over een huurdersvriendelijk huurcontract
Verhuurders werken vaak met een model huurovereenkomst van de ROZ (Raad voor Onroerende Zaken jan. 2015). Dit huurcontract is vooral gunstig voor verhuurders. U bent volkomen vrij om over deze voorwaarden te onderhandelen. Denk aan het recht van onderverhuur, wederoplevering bij beëindiging, recht op naamsaanduiding, openingstijden, voorwaarden waaraan voldaan moet worden bij onderhoud of renovatie werkzaamheden enz.
Daarnaast vormen de services die onder de servicekosten vallen een aandachtspunt, bedenk goed wat u zelf wilt doen en wat de verhuurder moet doen. Maak duidelijke afspraken over de kwaliteit, frequentie en eindafrekening van de dienstverlening.
Bereid de verhuizing goed voor
Een verhuizing is een veranderingsproces dat u het beste ook als zodanig kunt behandelen.
Een succesvol veranderingsproces is een kwestie van goed en duidelijk communiceren. Niet in de laatste plaats met uw ondernemingsraad.
De route van een oude situatie die niet voldoet naar een nieuwe situatie die op veel punten een verbetering is, moet met de medewerkers doorlopen worden. Op die manier kan een verhuizing leiden tot teambuilding en hogere productiviteit!
Bepaal na de verhuizing of uw doelen gehaald zijn
Vraag kort na de verhuizing (na ca. 3 maanden) uw medewerkers, uw klanten en uw partners wat zij vinden van de nieuwe situatie. Sterk is als u dezelfde vragen ook vóór de verhuizing heeft gesteld, als een sort nul-meting. Dan kunt u zien wat de verschillen zijn en waar u uw ambitie gehaald heeft maar waar misschien deze ook nog wat meer aandacht behoeft.
Onderzoek vervolgens na een langere periode (ca. 1 jaar) nogmaals wat men nu vindt van het kantoor waarbij u de geheugens opfrist door de oude situatie te beschrijven of door foto’s van vóór en ná de verhuizing te laten zien. U zult er versteld van staan hoe snel men vergeten is hoe de oude situatie ook al weer was. En dat is goed want dat betekent dat het nieuwe kantoor een verbetering is. U wilt dan ook nog wel graag weten in hoeverre en op welke punten die verbetering wordt gezien. En of/welke vervolgacties nodig zijn. Zodat u komt tot een volgende verbeterslag.
The Support Factory kan u bij uw herhuisvesting volledig begeleiden en ontzorgen met advies en projectmanagement. Wij zijn volledig onafhankelijk van marktpartijen en hebben al jaren ervaring met het begeleiden van organisaties in heel Nederland bij hun facilitaire- en (her-)huisvestingsprocessen.
Jan Pieter Klep en Jos Teunissen
06-27063492 06-53806530
Partners bij The Support Factory
